Para prevenir el fraude hay que sudar la gota gorda

El sector de la financiación y el arrendamiento de equipos no es inmune a los defraudadores, pero algunas precauciones sencillas pueden contribuir en gran medida a la detección y prevención de trampas o ataques que amenazan las transacciones de arrendamiento en el mercado moderno.

Así lo afirman Paul Bent y Gary LoMonaco, de The Alta Group, que abordan con realismo un tema candente que afecta no sólo a este sector, sino a tantos otros en general. En un reciente artículo publicado en el Monitor, elevan el nivel de alerta al ofrecer una visión general de los problemas potenciales y las herramientas importantes para abordarlos en todos los aspectos, desde la solicitud hasta la documentación y la fase de financiación.

"Ciertos tipos de fraude específicos del arrendamiento financiero también pueden ser bastante sencillos, tanto de realizar como de detectar y prevenir. Hay medidas y controles sencillos que toda empresa de leasing puede aplicar para evitar algunas de estas formas básicas (pero no menos perjudiciales) de fraude que se extienden por todo el sector", escriben.

Los empleados son la clave para prevenir el fraude

En primer lugar, hay que formar al personal clave para que detecte posibles señales de alarma en todo momento, dicen Bent, director general de The Alta Group y responsable de su práctica de Servicios Jurídicos, y LoMonaco, director de la empresa de asesoría global y responsable de la práctica de Evaluación de Empresas. Anime a los empleados a dar la voz de alarma si algo no parece o no parece correcto, aun a riesgo de provocar falsas alarmas.

"Una mayor experiencia olfateando las señales de alarma conducirá a un menor número de falsas alarmas y a una mayor detección real del fraude", señalan.

En general, para arrendatarios y prestatarios, he aquí algunas cosas que hay que tener en cuenta:

• Registros corporativos: la mayoría de los deudores son entidades empresariales sujetas a registro estatal y pueden consultarse en el sitio web de la comisión estatal de sociedades, la secretaría de estado o el servicio de registro de terceros correspondiente. Una comprobación rápida puede proporcionar mucha información sobre la legitimidad y longevidad de una empresa.
• Sitios web - Un aspecto poco profesional probablemente incitará a un análisis más profundo.
• Comprobaciones de la OFAC - Realizar una comprobación de la Oficina de Control de Activos Extranjeros a los nuevos solicitantes es fundamental para evitar graves consecuencias legales. Las listas de sanciones muestran las personas o entidades sancionadas por el gobierno de Estados Unidos y pueden revelar múltiples alias o nombres relacionados similares, lo que puede alertarle de un comportamiento sin escrúpulos.

Malware, ¡mantente alejado!

Otro motivo de preocupación para los profesionales del arrendamiento financiero, según Bent y LoMonaco, son las trampas de correo electrónico que podrían desencadenar la descarga de programas maliciosos.

"La mejor manera de ahuyentar un enlace fraudulento o engañoso en un texto, correo electrónico, PDF u otro documento que incluya enlaces es pasar el ratón por encima del propio enlace, sin hacer clic", escriben. "La dirección a la que apunta el enlace aparecerá en una pequeña ventana sobre el enlace. El texto de un enlace (que suele aparecer en azul y subrayado) puede decir cualquier cosa, pero estas palabras no tienen conexión directa con la dirección a la que remiten. Es una trampa habitual para los incautos".

Recuerde que una vez que haga clic en ese enlace, no hay vuelta atrás. Desconfíe también de las direcciones de correo electrónico de Gmail, Yahoo u otros dominios gratuitos. Cualquiera puede adquirirlas y hacer que parezcan cualquier cosa. En caso de duda, pida a la persona que le ha proporcionado la dirección de correo electrónico una dirección específica de la empresa.

Verificar a la enésima potencia

En la fase de solicitud, una simple comprobación en línea de direcciones y números de teléfono puede ayudar a verificar la información facilitada y alertar de posibles problemas, como un número de teléfono falso o prestado. Esto debería ser rutinario en las nuevas solicitudes, incluso si el nombre del solicitante parece ser un cliente conocido o recurrente.

Tampoco dé por sentadas las referencias. Hay que comprobar los nombres, los datos comerciales y los números de teléfono, al igual que los del solicitante. Según Bent y LoMonaco, se trata de comprobaciones sencillas que pueden revelar problemas de segundo nivel. Aplique el mismo grado de escrutinio a la revisión de los posibles avalistas, especialmente si son partes relacionadas o forman parte de la estructura de propiedad o gestión del arrendatario o prestatario. Las garantías no son meras formalidades.

En cuanto a los contactos exclusivos, "un número sorprendentemente elevado de tramas de fraude en el sector del arrendamiento financiero se han visto facilitadas por la reticencia de los originadores o las empresas de arrendamiento financiero a identificar la fuente real de financiación en una transacción", escriben. "Especialmente en situaciones de marca privada o sindicación, los originadores pueden exigir a los financiadores que no establezcan contacto directo con los deudores. Los defraudadores se han aprovechado de este requisito en una serie de grandes fraudes del sector del leasing al exigir a los financiadores que traten únicamente con una persona sin ponerse en contacto con nadie más en relación con la operación, incluidos clientes, proveedores u otros terceros. Esta situación está hecha a medida para la picaresca".

Dicen que las empresas de arrendamiento financiero que proporcionen financiación para operaciones de cualquier tamaño significativo deberían, a menos que la operación la proporcione una entidad conocida y fiable, incluir en la diligencia debida el contacto con más de una persona que represente al originador, incluso si la empresa tiene un historial con el originador.

El momento oportuno lo es todo

Uno de los factores de muchas transacciones fraudulentas es un exagerado sentido de la urgencia por parte del solicitante. Aunque muchas empresas están ansiosas por adquirir los equipos que necesitan, la imposición de limitaciones de tiempo y condiciones realmente innecesarias debería provocar una mirada más atenta.

Del mismo modo, los cambios de última hora en las instrucciones de pago o de transferencia bancaria, los requisitos de entrega de equipos, la entrega de documentos u otros detalles de la transacción que ya han sido confirmados pueden ser un esfuerzo para convertir un trato aparentemente legítimo en algo que está diseñado desde el principio para ser fraudulento.

Los profesionales de la documentación, por su parte, deben estar atentos a cambios significativos en la forma en que aparecen las firmas, dicen Bent y LoMonaco. Y si un arrendatario o prestatario presenta estados financieros auditados, dedique unos minutos a validar el contable o la empresa de contabilidad que firma los estados. También señalan que las facturas falsas son una desafortunada realidad en nuestro negocio. De hecho, la tecnología moderna facilita la reproducción digital de facturas u otros formularios. En caso de duda, pida al arrendatario o vendedor material de apoyo, como referencias en línea del equipo dudoso o contacto directo con los fabricantes u otros proveedores.

"Incorporar diversas aplicaciones y programas informáticos de prevención del fraude a los procedimientos generales de flujo de operaciones es también una buena práctica", escriben. "Pueden incorporarse a los sistemas de front-end o de gestión de arrendamientos, o pueden ser procesos independientes que funcionen en áreas específicas de actividad, y pueden proporcionar una ayuda importante en la detección de los tipos de fraude aquí comentados."

Las evaluaciones periódicas de vulnerabilidad por parte de terceros, las auditorías sin previo aviso y la conciliación coherente de cuentas pueden solucionar los pequeños problemas antes de que se conviertan en mayores. Y recuerde, el sentido común aplicado es el mejor detector de este tipo de fraude.

Sea siempre escéptico, esté siempre alerta, sude los detalles y no dude en dar la voz de alarma.

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